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展览会议的服务流程

时间:2012-9-27 16:23:35 作者: 【字体:大中小】

服务流程   
会前服务     
1.与会议主办方洽谈     
2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会
议预案书给会议方3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱
乐等相关方面的情况。     
4.确定方案,签订合同,预付定金。
  
会中服务     
1.会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆
放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。     
2.会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。
     
3.会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。     
4.会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。     
5.会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。     
6.会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。     
7.会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。     
8.会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会后服务     
结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐     
资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

会展工作流程:一般而言,作为专业的会展公司承接/代理各类会议及展览,大多经过以
下几个环节:
1、策划 作为专业的会展代理公司,我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点
子,我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。
2、咨询 在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己
的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择
合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。
3、考察 如果您认为沟通后可以相信我们,那么我们可以进入这个阶段——我们会安排
您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展
设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深
探讨,大致明确双方的责任与义务?BR>4、确定 这个时间需要的是耐心与细致——我们
得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利
、义务与责任,并签署相关服务协议。
5、执行 严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完
美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会
展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服
务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事
后结算的方式执行。
6、结算 双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算 。

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